Koen, Naomi et Sabrine ont tous les trois suivi un parcours similaire : après une première expérience professionnelle, ils ont rejoint l'équipe de back-office de VPD, avant de devenir coordinateurs. Ce qui les unit, c'est leur capacité à maintenir leur calme et leur positivité, même face à des défis.
En quoi consiste votre rôle exactement ?
Koen : Notre rôle consiste notamment à assister les chauffeurs pour optimiser les délais de livraison, tout en anticipant les problèmes potentiels. Si un client nous informe qu'il réside dans une rue étroite, nous optons pour un véhicule de taille adaptée. Si la livraison doit être effectuée à un étage sans ascenseur, nous organisons la mise en place d'un lift.
Sabrine : Nous restons également à disposition pendant la livraison. Si le client est absent ou si aucun espace de stationnement n'est disponible, les chauffeurs nous contactent. Nous appelons ensuite le client pour trouver une solution ensemble.
Naomi : Nous communiquons régulièrement avec nos clients professionnels pour évaluer ce qui a fonctionné lors des livraisons précédentes et identifier les axes d'amélioration.
Koen : Nous soutenons aussi d'autres départements de l'entreprise, comme le planning et le dispatching, afin d'éviter que les commandes ne restent trop longtemps dans nos entrepôts.
Empathie et résilience au stress
Quelles qualités sont nécessaires ?
Koen : Nous faisons le lien entre le client professionnel, le chauffeur et le client final. Il est essentiel d'être empathique et de savoir garder son calme en toute situation. Notre objectif commun est de réaliser les livraisons de la meilleure manière possible, même face à l'imprévu.
Naomi : La résilience au stress et la capacité à prendre des décisions rapides sont cruciales, car le chauffeur est sur place et doit continuer ses livraisons. Il souhaite repartir au plus vite, idéalement après avoir effectué sa livraison.
Sabrine : La confiance en soi est également importante. Au début, j'étais assez timide, mais on se rend compte que cela influence la perception du client. Il est indispensable d'avoir une communication claire et assurée, surtout lorsqu'une livraison doit être reprogrammée pour diverses raisons. Dans ces cas, nous organisons un nouveau rendez-vous de livraison en concertation avec le client, en veillant à une communication précise.
Plus de 1500 livraisons par jour
Quels sont vos principaux défis ?
Naomi : Nous rencontrons parfois des difficultés liées au manque d'informations préalables de la part des clients, comme une rue trop étroite ou un escalier inadapté au transport des marchandises. Garder son sang-froid et trouver une solution est alors primordial.
Koen : Gérer plus de 1500 livraisons quotidiennes, surtout durant les périodes de forte activité, peut être un défi, mais notre collaboration en équipe permet de surmonter ces moments.
Sabrine : La flexibilité est essentielle. Bien que nous suivions des procédures claires, nous devons souvent prendre des décisions rapides ou ajuster notre planification pour répondre aux besoins des clients.
Chaque jour est différent
Qu'appréciez-vous particulièrement dans votre poste au sein de VPD ?
Naomi : Ce que j’aime le plus, c'est cette atmosphère familiale. Il y a toujours quelqu'un pour aider, et les questions sont toujours les bienvenues. Cela me donne envie de me lever et d'aller travailler chaque jour. La collaboration entre les différents départements est également très efficace.
Sabrine : Pour moi, c'est le côté relationnel. Nous faisons énormément pour nos clients et nous adoptons une grande flexibilité. Chacun a ici la chance de s'enrichir de nouvelles connaissances et d'évoluer.
Koen : Ce qui me motive, c'est l'impact positif de notre soutien aux clients. Chaque jour apporte son lot de nouveautés, ce qui évite toute monotonie au travail.
Pour finir, comment voyez-vous l'avenir de VPD ?
Koen : L'entreprise montre clairement une orientation vers l'innovation et se projette vers l'avenir.
Sabrine : Notre croissance a été remarquable ces derniers temps ; le volume de nos livraisons a presque doublé. Heureusement, notre équipe s'est élargie en conséquence.
Naomi : … cependant, nous avons su préserver l’esprit et l’atmosphère familiale. Nous organisons aussi des activités d'équipe de manière régulière, ce qui stimule encore plus la collaboration !